Папку, полную несвязанных PDF-файлов, легко забыть. Простая структура делает документы на автомобиль полезными, когда вам нужно продать, провести техническое обслуживание или сравнить автомобиль.
Отделите исходную сборку от последующих событий.
Сохраните отчет о заводском оборудовании в папке «Исходная спецификация». Сохраняйте счета за обслуживание, проверки и последующие модификации отдельно. Это различие не позволяет ошибочно принять старую заводскую запись за заявление о сегодняшнем автомобиле.
Называйте файлы так, чтобы их было легко найти.
Используйте единый формат даты и тип документа. Включите только ту идентифицирующую информацию, которая вам нужна. Если вы делитесь папкой с покупателем, сначала просмотрите ее адреса, данные учетной записи и другую информацию, не имеющую отношения к продаже.
Загрузите обе версии
VINBYCAR предоставляет цветной отчет и PDF-файл для печати. Сохраните их, пока доступен доступ к скачиванию. Сохраненный PDF-файл можно прочитать позже, не полагаясь на ссылку по электронной почте, но он по-прежнему отражает данные, доступные на момент подготовки отчета.
Делайте вопросы, остающиеся без ответа, видимыми.
Добавьте краткое примечание к функциям, которые необходимо проверить, а не редактируйте отчет, чтобы заполнить пробелы. Это позволяет отличить исходную информацию от ваших наблюдений и помогает следующему человеку понять, что на самом деле было подтверждено.